営業情報の規律(5S)を徹底し、受注に向けた営業活動の生産性と信頼性を高める

ものづくりの現場(製造の現場)では、生産性や信頼性を高めるために5Sという規律が重視されています。
多くの日本の製造業は、5Sにしっかり取り組むことで高い生産性・信頼性・強力な差別化を生みだしてきました。また、業績不振におちいった製造業の企業再生を可能にする取り組みとしても、5Sが取り組まれています。
営業という活動も「商談を生み出し成約していく”商談というものづくりの工程”」と考えることができます。
受注に向けた営業活動の生産性や信頼性を高めるために、規律(5S)は有効です。
営業組織の業績(パフォーマンス)の良い企業は、規律(5S)が徹底されており、そのために集めるべき営業情報を管理し、そして、すべきことが明確なために営業たちの意識が高いです。
しかし、営業の現場では、規律(5S)が徹底されていません。そのような企業は、すべきことがはっきりしておらず、営業組織に活気がありません。
今回は商談を生み出し成約する生産性と信頼性の向上を目指し、営業の現場における規律(5S)を発揮するヒントについて考えます。

営業情報の規律(5S)を徹底することが、受注に向けた営業活動の生産性と信頼性を高める

ものづくりにおける5Sの定義とは?

まず、ものづくりにおける5Sについて確認することからはじめましょう。
「ものづくり」という生産管理の観点での5Sの定義は下記になります。

【整理 (Seiri)】 必要なものと不必要なものを区分し、必要なものを片付けること
【整頓 (Seiton)】 いつも同じ場所に同じ方向に材料を供給すること、治工具を配置する定置管理を含む
【清掃 (Seisou)】 必要なものについた異物を除去すること
【清潔 (Seiketsu)】 整理・整頓・清掃が繰り返され、汚れのない状態を維持していること
【躾 (Shitsuke)】 決めたことを必ず守ること
以上の整理・整頓・清掃・清潔・躾(しつけ)、それぞれのローマ字読みの頭文字が全て”S”のため、5Sと呼ばれています。
(注意: インターネットで調べてみますと、5Sの定義や説明には幾つもの表現があるようです)


ものづくりの5S > 整理と整頓

生産現場には、原材料がありその原材料を道具や設備で加工・調合し、そして、最終的に製品が生み出されます。
その一連の工程において、5Sの2つの要素「整理・整頓」とは、主に生産性を高める上で重要な要素です。
「材料はどこにある?」「加工する道具はどこにしまってある?」ということをはっきりしておきませんと「探す手間」が必要となります。無駄な時間が発生し生産性に影響を与えます。


ものづくりの5S > 清掃と清潔

次の5Sの2つの要素「清掃・清潔」は、主に信頼性・品質の高さの観点で重要です。
製造するものや工具・設備が汚れ、生産するものに余計なごみがついていると、それで加工や調合をおこなった生産品の出来具合(完成品の質の高さ)に大きな影響を及ぼします。


ものづくりの5S > 躾(しつけ)

5Sの最後の1つ「しつけ」は、整理・整頓・清掃・清潔をしっかり継続する決意と継続した努力です。
5Sのうちで最も重要と言われているものです。


営業で規律(5S)が浸透していない原因とは?



営業という活動が「商談を生み出し成約していく”商談というものづくりの工程”」であるならば、営業現場においても規律(5S)は営業活動の生産性と信頼性を高めるために重要で取り組むべきものです。
しかし、工場と比べますと、営業の現場ではまだまだ5の徹底度は低いです。
その原因は、工場と営業では「仕事の行われ方」が違うためです。


目で見えるか見えないか!

工場であれば、生産するものは「形あるもの」です。
材料でも道具でも形があり、目に見えるものです。
しかし、営業活動で取り扱っているものは原料でも道具でもなく「お客様との商談」という情報です。
残念ながら、形として目に見えるものではありません。形ではない以上、整理・整頓は難しくなります。
営業組織において5Sが浸透していない1つ目の原因は、「見えない情報が扱われている」からです。


仕事はどこで行われるか!

2つ目の原因は、行われる場所です。
工場であれば、通常は会社の敷地内にあります。
そして、社内で行われていることなので、現場に行き、見て観察することが簡単です。
社内ですので、「5Sの各要素が実現できているか?」多くの人が観察することができます。
しかし、「商談」が行われている場は、お客様先すなわち社外です。
お客様の会社内で行われますので、「どのようなことが行われているのか?」をしっかり観察することが難しいのです。


重要な「営業情報」が具体的になっていない!

私たちは様々なクライアント企業の営業力強化の支援をしてまいりましたが、以上の原因により営業の現場では営業情報に関する規律(5S)が徹底できていませんでした。
例えば、営業マネジメントと営業との間の商談についての確認では、下記のような会話が行われていました。
  • 買ってくれるのか、買ってくれないのか?
  • いつ注文になるんだ?
  • 上記のように、「買ってくれるかどうか?」「いつ買ってくれるか?」という限定された情報のみが取り扱われておりました。5Sの「整理・整頓」に相当する「”商談を生み出し成約する”という目的のためにどのような情報が取り扱われるべきか」が決められていなく、そのための情報が取り扱われていませんでした。


    営業組織の「商談を生み出し成約していく”商談というものづくりの工程”」における規律(5S)の定義とは?

    営業の活動や取り扱うものは見えづらく観察しづらいものではありますが、営業組織の「商談を生み出し、そして、成約していくプロセス」において生産性・信頼性を高めるためには、工場と同様に商談情報の規律(5S)が重要になります。


    「商談を生み出し成約していく”商談というものづくりの工程”」における規律(5S)は下記のように定義できます。
    【整理】 商談において必要な情報は何かを決め、どこにその情報を置くか決める
    【整頓】 所定された場所からすぐに使えるようにする
    【清掃】 不必要な情報を除去すること
    【清潔】 整理・整頓・清掃が繰り返し、商談の状況がわかる必要性の高い情報を維持する
    【躾】 決めたことを必ず守ること


    営業組織において、営業情報の規律(5S)がしっかり行えるようにするには、まず商談の各工程において、必要な情報は何かを定義し、それをどこに置くかを決めます。そして、その活動を徹底するようにします。
    「商談においてどのような情報を取り扱うべきか?」が定義されると、それぞれの商談の状況を正しく把握することができるようになります。そして、現状を正しく把握できれば、「商談を先に進めるためにはどうすればよいか?」という計画的な営業が取り組めるようになります。
    その結果、工場で5Sが取り組まれている目的の1つでもある、経営者やマネージャーそして営業担当者を苦しめている「意味のない無駄な作業」を減らすことができるようになります。
    また、「商談においてどのような情報を取り扱うべきか?」を明確にすることは、営業一人ひとりの能力を数値化することもできます。それによって、営業一人ひとりに見合った能力の改善にも取り組むことができるようになります。


    さあ、営業情報の5Sに取り組み、営業の生産性と信頼性を高めよう

    営業情報としてどのような情報を集めるかは企業によって違います。自社の営業にとって、最適なものを選択する必要があります。
    企業によって管理すべき営業情報は違いますが、少なくとも下記の情報を定義し管理する必要があります。
  • 売上目標と売上見込情報
  • 案件・商談情報
  • 訪問計画情報
  • 主要顧客との関係構築情報
  • 集めるべき営業情報につきましては、「営業組織強化の教科書 “営業管理から営業マネジメントへ” ~ 営業部門のパフォーマンスを最大化する!」を参照ください。

    実際にどのような情報を集めるべきかを決めたら、それを文書にしてまとめ営業の誤解や勝手な解釈を少なくするための対策が必要です。ですが、営業はあまりそのようなことが得意ではないらしく、「そこには、今後こんな情報を書くように!」「今後は、その情報は別の場所に書くように!」など、言いっぱなしで終わっています。
    あるクライアント企業で実際に起っていたことですが、その営業組織では「商談」と「案件」の定義されていなく、営業マネージャーの使っている「商談」と「案件」の意味合いと営業たちの意味合いが違っており、「売上予測が大きく違ってしまっている」「商談を増やすための対策が間違ってしまっている」という問題を引き起こしていました。
    そのために、私たちは、営業組織の生産性・信頼性を向上するために、「最低限とり扱うべき必要な情報を決定する支援」および「SFA(Sales Force Automation)やExcelなどの商談管理ツールの最適化の支援」を行っています。


    もともと営業現場では、規律(5S)が徹底しづらいのです。
    そういう決定的な違いを認識した上でないと規律(5S)が活用できなくなってしまいます。
    是非、貴社で営業情報を取り最適化する必要をお感じであれば、遠慮なくお問い合わせください。
    営業組織の業績(パフォーマンス)の良い企業は、規律(5S)が徹底されており、そのために集めるべき営業情報を管理し、そして、すべきことが明確なために営業たちの意識が高いです。
    私たちが貴社と力を合わせて、その最適化の支援をいたします。


    (本コラムは、2008年9月21日に書かれたものを再編集しました)
    文:ティ・スクエア㈱ 寺尾 卓巳 (てらおたくみ, Takumi Terao)
    Copyright (C) 2008 T-SQUARE Co., Ltd. All rights reserved.
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