チームで結果を出す「仕事の仕組み化」スキル > 昇進・報酬・機会を手にするハイパフォーマーの仕事の技術(3)

未来を自らの手で創れるようになる!

お金を稼ぐためだけに、つまらない仕事を黙々と続ける。そんな人生は嫌だと思いませんか?
組織の中で「仕事を楽しむ」ことができる人たちを、私たちはハイパフォーマーと呼んでいます。
彼らは決まったことをこなすことではなく、変化を創ることを仕事と考えています。
グローバル化が進み競争がさらに激しくなる世界で、豊かな未来を創り出す力をもっているのは、彼らのような人材なのです。

高いポジションへの昇進・大きな報酬・多くの魅力的なチャンスを得ているハイパフォーマーたちは、「仕事の技術」を身に着け、活用しています。
この「仕事の技術」をしっかり学び変化を実践できれば、あなたも彼らのように活躍し、仕事を楽しむことができるでしょう。

ハイパフォーマーとして高い報酬や機会を手に入れるためには、「チームが決められたことをしっかり行う」ように、業務の管理・計画する能力が必要です。そのカギを握るのが「仕事の仕組み化」です。3回目のコラムとなるチームで結果を出す「仕事の仕組み化」スキルでは、必須条件となるプロセスと業務のマネジメントの仕方について解説します。


未来は自分の手で創る! チームを率いて結果を出すマネージャーの仕事術(3) チームで結果を出す「仕事の仕組み化」スキルとは!

業務の種類と仕組み化

チームの成果を最大化するための、マネージャーの必須条件

チームの成果を最大化するために、あなたは何に取り組みますか?

この質問の答えには下記のようなものがありました。
  • 教育をする
  • 最新のITツールを導入する
  • メンバーをしっかり管理するのと同時に、やる気を引き出す
  • 多くの人がチームの成果を最大化するために、取り組もうとしていることはこのようなことでした。
    たしかに必要な取り組みです。では、どうしたらこれらに効果的に取り組むことができるのでしょうか?


    私たちが「チームの成果を最大化するために、あなたは何に取り組みますか?」という質問に対し、「正解」としている答えは「仕事の仕組み化」です。

    仕組み化するからこそ、効果的な教育が行えるようになります。
    仕組み化するからこそ、効果的なITツールを導入することができます。
    仕組み化するからこそ、メンバーをしっかり管理でき、やる気を引き出すことができます。
    すなわち、一般的に取り組まれていることの前提となるのが「仕組み化」です。

    今回は、チームの成果を最大化するためにマネージャーの必須条件である「仕事の仕組み化」について考えましょう。


    仕組み化とはなにか?

    私たちが行っている仕事は2つに分類することができます。
    1つは「定型業務」です。(ルーチンワークともいわれます)
    定型業務には下記のようなものがあります。
  • 毎月の報告書
  • システムへの入力
  • 顧客からの対応

  • もう1つは「変化の実践」です。
    変化の実践には下記のようなものがあります。
  • 新市場への参入
  • 業務の見直し
  • システムの導入

  • 私たちの仕事は、「定形業務」と「変化の実践」の2つに分類できるのですが、明らかに分かれるのではなく、「どちらにも分類できそうだ」というグレーゾーンもあります。
    例えば、営業活動などはその1つの例といえるでしょう。
    同じお客様に定期的に訪問するという定形業務的な営業活動もありますし、「戦略的に業界ナンバー1のお客様を開拓する」という、変化の実践と考えられる営業活動もあります。


    今回学ぶ「仕事の仕組み化」とは、この2つの分類のうち「定形業務」に関係する内容です。リーダーという立場、もしくは、マネージャーという立場で比較すると、後者の立場での仕事といえます。
    チームが行う業務を仕組み化(=定形業務化)し、正しいことをしっかり正しく行えるようにすることは、チームの成果を最大化することにつながります。


    「仕組み化」のメリット

    「仕事の仕組み化」を行なうことが、チームの成果を最大化する方法の1つだと紹介しました。
    仕事の仕組みのメリットは下記です。
    「仕事の仕組み化」スキルというのは、ハイパフォーマーの必須条件だとわかるでしょう。

    仕事の生産性が上がる
  • 無駄な作業がなくなる
  • 仕事が早くなる
  • 少ない人数でできるようになる

  • 仕事の質が保てる
  • 手順がわかりやすくなる
  • 仕事に求められる品質の基準がわかるようになる

  • 人の育成が早くなる
  • 誰にでもできるようになる
  • 新入社員が早く育つ
  • 効果的に教えることができる
  • 繁忙期や急な人員減に直面したときに人員の補充がしやすくなる

  • 意欲が高まる
  • 方針や理念がわかりやすくなる
  • 目的や目標が明確になる
  • 評価の基準が明らかになり納得感が高まる


  • 「仕組み化」として取り組むことは何?

    これから「具体的にどのように仕事の仕組み化に取り組んでいくのか?」、その方法を考えましょう。
    あなたなら仕事を仕組み化するために、具体的にどのようなことに取り組みますか?

    仕事の仕組み化の一環として、取り組むことは下記になります。
  • マニュアル化
  • チェックシートをつくる
  • ITツールを導入する
  • タスク管理
  • 日報・報告書
  • 教育する
  • 評価する
  • プロセス化する

  • 図の通り、「仕事の仕組み化」の中で鍵をにぎるのが「プロセス化」です。
    プロセス化ができているから、他の取り組み項目がより具体的・効果的になります。
    プロセス化こそ「仕事の仕組み化」の中心的活動です。


    プロセスとは何か?

    「プロセス」という言葉は様々なところで使われていますが、「プロセス」とは何でしょうか?
    まずは、プロセスの定義について明らかにすることから始めましょう。


    私たちは「プロセス」という言葉をよく使いますが、その1つに「購買プロセス」というものがあります。
    法人であるお客様は、設備などを購入する時にはこのような一連の手順で検討します。


    また、企業が行う変革も下記のような「変革プロセス」として説明します。。
    あなたが目指しているハイパフォーマーなカリスマ経営者・プロ経営者と言われる人は、企業の業績を改善する時にこのような一連の手順で取り組みます。


    ビジネス史上、「世界最古のビジネスプロセスの記述」と言われているのは、下記のアダム・スミスのピン工場のプロセスです。
    ピンを製造する流れを全18の工程とし(仕事の仕組み化をし)、分業を導入することで、分業前と同じ人数で240倍のピンをつくることができるようになったといわれています。


    これらの図から、プロセスとは「一連の流れ」のことだとわかります。
    辞書 Cambridge Dictionary によると、プロセスとは、
  • a series of actions that you take in order to achieve a result
  • 成果を達成するために取り組まれる一連の活動の全体
  • と定義されています。


    実際に企業の中では、プロセスと似たような言葉として、モデル・マニュアル・手順書などの言葉が使われています。これらの違いを明らかにすることを通して、プロセスの定義を更に詳しく考えましょう。


    モデルとプロセスの違いとは?

    上図のように、モデルの代表的なものは、企業の構造などを示す「組織図」です。すなわち、モデルは構造を示します。
    組織図を示すモデルでは、下記のような情報が十分ではありません。(「組織図が必要ない」というわけではありません)
  • 顧客の姿
  • 顧客に提供する価値(製品やサービス)
  • 流れ(開始と終了 / InputとOutput)
  • 個々のブロックの関係性

  • すなわち、上記の弱点により、モデルだけを見ても、
  • 会社がどのようなことを目的としている会社か?
  • 何を生み出している会社か?
  • どのような強みがある会社か?

  • が分かりづらいのです。
    そのことが、社員の仕事の仕方に影響を及ぼします。それを補完するのにプロセスが必要となります。


    業務手順書・マニュアルとプロセスの違いとは?

    会社には業務手順書やマニュアルはありますが、これもプロセスとよく混同されます。
    これらは「詳細手順」「確認事項」「コツやヒント」を示すものです。
    例えば、受注センターでは下記のような業務が行われており、それが業務手順書やマニュアルとして記載されています。
  • 1.注文書受け取り
  • 2.見積書と照合
  • 3.上司へ承認依頼 など

  • このように、1つひとつの業務の詳細な作業について説明していますが、これでは業務の全体像が見えません。
    全体から見て「本当に業務が生産的に行われているか?」が判断できないのです。
    これを補完するのがプロセスです。

    優れたプロセスの特長

    プロセスとは「成果を達成するために取り組まれる一連の活動の全体」です。
    そして、優れたプロセスには下記のような特長があります。
  • 目的と目標が明確である求められる成果が明確である)
  • 「開始と終了」「InputとOutput(成果)」のある一連の流れとなっている(時として「価値」を生み出す。また、時として、次のプロセスの「開始」として引き継がれる)
  • プロセスを構成する「取り組むべき活動」が明確である
  • 測定できる
  • 前工程に原因がある

  • チームの成果を最大化するためには、これらの特徴を兼ね備えた「仕事の仕組み化」すなわち「プロセス化」ができる能力が必要とされます。


    プロセスの見える化

    手順1: 全体像をプロセス化

    では、実際にどのようにプロセス化を行なうか、その手順を見ていきましょう。

    まず行うことは、全体像のプロセス化です。
    全体像のプロセス化とは、下記の図のようなプロセスを図示することです。


    【1】全体像のプロセス化において、はじめに行うことは「目的と目標」「output(成果)」「開始と終了」の3つを明確にすることから始めます。
    アダム・スミスのピン工場の場合には下記のようになります。
    【目的と目標】 ピンを製造し、市場にピンを提供する
    【output(成果)】 過去と比べ、生産性高くピンを製造する
    【開始と終了】 開始は「ワイヤーの準備」、終了は「ピンの製造」


    【2】開始から終了に至るために必要な「取り組むべき活動」を明確にします。
  • ワイヤーを抜き取る
  • 直線に伸ばす
  • 切断する など

  • 【3】全体像のプロセス化の図示が終わったら、下記の2点で確認をします。
    今後さらに生産性を高める改善活動をするためには、この2つのポイントを教えておくことは非常に重要です。
  • それぞれの活動が測定できるか?
  • 前工程に原因がある構造になっているか?

  • 以上の3つのステップで、全体像のプロセス化が完了です。


    手順2: 業務をプロセス化する

    全体像のプロセス化が終わったら、次に取り組むことは、全体像のプロセスに記入した「取り組むべき活動」を更に詳細なプロセス (プロセスチャートと呼びます) にすることです。
    アダム・スミスのピン工場の場合、「切断する」「尖らせる」を更に詳細なプロセスとして記述することに相当します。


    プロセスチャートとは、上図のように「『取り組むべき(=業務)』で遂行されている作業を明らかにしたもの」です。
    このプロセスチャートをつくる目的は、下記になります。
  • アウトプットの明確化(対象の取り組むべき活動(=業務)の果たす機能や成果の明確化)
  • 方法、手順を記録し、誰もが認識できるものへ
  • 方法・手順の合理性・最適性の検討

  • プロセスチャートをつくることには、下記のようなメリットがあります。
  • 見えない事務を見えるようにする(実態が絵で分かるので理解し易く、ディスカッションし易い)
  • 全体の相互関係がよく分かる(前後のプロセスチャートをつないでみると重複がよく分かる)
  • 実態把握が早い(文章で書くより早く書ける)


  • 【1】プロセスチャートを描く際にまず取り組むことは、全体像のプロセス化と同様に「目的と目標」「output(成果)」「開始と終了」の3つを明確にすることです。
    「プロセス」という言葉が使われたら、「この3つは必ず確認しなければならない」と考えてください。


    【2】業務に関わる人を特定します。
    プロセスチャートをイメージした図には、「顧客」「営業」「アシスタント」「技術支援」と書かれています。1人で業務を行う場合もありますが、1つの業務プロセスに複数の人が関わっていることが多いです。
    「どのような役割の人が業務に関わっているか?」を記載します。


    【3】1つひとつの作業手順を書いていきます。
    記入する上での注意点は、
  • 基本的に上から下に書いていく
  • 複数の役割の人が行なう、ある役割から他の役割へ依頼・報告をする場合には、左右に記入する
  • です。
    このようなルールに基づいて、「開始」から「終了」に至る作業の詳細を記入します。


    【4】これも全体像のプロセス化と同様ですが、下記の2点で確認をします。
  • それぞれの活動が測定できるか?
  • 前工程に原因がある構造になっているか?


  • 手順3: 職務を定義する

    プロセスチャートが完成したら、そのプロセスチャートに下記を書き込むことで、そのまま業務手順書やマニュアルとして活用できます。
  • 注意点
  • チェック項目
  • うまく行なうためのコツやヒント

  • 多くの企業では、仕事が属人化されており、新入社員が入ってきても効果的な育成ができていません。
    ですが、このような手順に基づき業務手順書やマニュアルを用意しておけば、新入社員などが加わった際にも、立ち上げを非常に早くすることができます。


    さらに、業務プロセスを担う人の職務の定義を行います。
    職務の定義とは、具体的に下記の5つを明確にすることです。
  • 職務概要 (職務に求められた仕事の内容や期待されている成果の概要を表現したもの)
  • 職務明細 (主な内容と責任。職務として行う仕事と責任について説明したもの)
  • 職務の目的や達成目標 (与えられた職務に対する成果。ただし、スキル・能力の目標ではないことに注意)
  • 適正要件 (経験・知識・技能・資格など、職務を遂行する上で必須となる能力)
  • 評価基準 (職務の遂行度合いを評価するための主たる項目)

  • このように職務の定義をしていくことは、公平な評価を可能にします。
    また、これからその業務を担う人に、事前にこのような仕事の内容や求められている成果について説明し、合意を得てから業務に取り組んでもらうことで、職場で起こる様々なトラブルを未然に防ぐことが可能になります。


    以上のように、プロセス化を行っているからこそ、「マニュアルの作成」「評価をする」「人の採用」をより効果的・効率的に行なうことができるようになります。


    プロセスのマネジメント方法

    「全体像のプロセス化」「業務のプロセス化 (=プロセスチャート)」「マニュアル化や職務設計」が終わりました。ですが、これだけが「仕事の仕組み化」ではありません。

    そもそも「仕事の仕組み化」の目的は、「チームの成果を最大化する」でした。
    本当に「チームの成果を最大化するために、取り組んできた仕組みがしっかり機能しているか?」を定期的に観察する必要があります。

    この観察のことを「モニタリング」といいます。


    モニタリングとは、「人間が直接『見る』ことができない現象・事象・関係性を、『見る』ことができるモノ(グラフ・図・表など)にし、現在のチームの業務・オペレーションの状態とパフォーマンスが遅滞なく円滑に実行されているかどうかを監視すること、またはその仕組み」です。

    プロセス化を行う際に「測定できるようにする」を検討していたのは、このモニタリングを行なうためです。
    モニタリングを行い、確認する数値が規定範囲以内であれば、「特段対処する必要がない」と判断できます。
    ですが、数値が規定範囲を超えていれば、その対策を取る必要があります。


    プロセスのマネジメントを通した育成

    モニタリングと同様、「仕事の仕組み化」において大切なことは、業務を担う社員の育成です。
    職務設計した職務概要・職務明細・職務の目的や達成目標・適正要件・評価基準に対する教育を、しっかり準備する必要があります。
    このような教育を準備しておくことで、下記のような効果があります。
  • 新入社員の早期立ち上げ
  • 他の部署からの移動の促進 (キャリアプラン)
  • 繁忙期の業務支援を容易にする

  • これにより、社内の他の部署で働いている人が新たな職種を希望した場合、必要となるスキルを学ぶ機会を用意できます。それが社員に機会を与え、意欲を高めることに繋がります。

    また、目標達成できていない人に、しっかり学ぶ機会を与えることができるようになります。


    プロセス思考は、パフォーマンス改善の必須スキル

    仕事の仕組み化とは、「正しいことを正しくできるようにする」ことが主たる目的となります。ここで解説したように、マネージャーに求められるスキルです。
    「正しいことを正しくできるようにする」ことは、組織の成果に大きく影響します。
    私たちのクライアント企業内の営業組織のマネージャーは、営業に対して「報告書の期限・報告書の内容・システムの入力項目(特に売上予定日と売上金額の精度)」をしっかり指導していました。規律をもとめるマネジメントをおこない、それが徹底されていました。こうした指導が行われてなく報告書の期限や入力データが中途半場な営業チームと比べ、営業成績は格段に高いものでした。
    彼は、ハイパフォーマーなのです。
    「仕事の仕組み化」とは、このように成果に大きく影響します。


    この「仕事の仕組み化」「プロセス思考」は、マネージャーという立場で求められるだけでなく、企業変革・業績パフォーマンス向上を成し遂げる際にも必須となるスキルです。
    世界で活躍している名だたるビジネスコンサルタントたちも、「プロセス思考」です。


    次回のコラムでは、「仕事の仕組み化」「プロセス思考」を企業変革・業績パフォーマンス向上への活用する方法について解説します。


    企業の未来を創る、数多くの機会を手に入れられるハイパフォーマーになるためには

    日本のビジネスパーソンに求められていることは、大きな転換点を迎えています。
    求められているのは「変化の実践」です。

    今、企業が求めているのは、企業の成長を実現するために変化を実践できるマネージャーです。
    企業は多くチームを率いて高い結果を出すマネージャーを一人でも多く増やさなければならなくなっています。
    ところがこうした育成にしっかり取り組んでいるところは少なく、新しいマネージャーの役割を担えるビジネスパーソンの絶対数は足りません。
    次世代を担うビジネスパーソンには、企業教育だけでは身につかず、自ら学ぶ機会が求められているのです。

    こうしたニーズに応えるために、下記のように「ティ・スクエア流 ハイパフォーマーの仕事の技術」を順次公開します。
    あなたが、生産性高く合理的に「高いポジションへの昇進・大きな報酬・様々な魅力的な機会」を手に入れられるようになるために、ぜひご活用ください。

    チームを率いて結果を出すための「マネージャーの新しい役割」> 昇進・報酬・機会を手にするハイパフォーマーの仕事の技術(1)
    リーダーへの成長プロセス実践方法! > 昇進・報酬・機会を手にするハイパフォーマーの仕事の技術(2)
    チームで結果を出す「仕事の仕組み化」スキル > 昇進・報酬・機会を手にするハイパフォーマーの仕事の技術(3)
    ハイパフォーマーに必要不可欠な「組織の業績改善プロジェクトを成功に導く技術」を手に入れる! > 昇進・報酬・機会を手にする、ハイパフォーマーの仕事の技術(4)
    目的・目標・方針設定スキルを強化し、組織やチームをリードする! > 昇進・報酬・機会を手にするハイパフォーマーの仕事の技術(5)
    成功の可能性を最大化!「課題発見と意思決定」 > 昇進・報酬・機会を手にするハイパフォーマーの仕事の技術(6)
    人材の育成とモチベーション対策 > 昇進・報酬・機会を手にするハイパフォーマーの仕事の技術(7)
    マネジメントとしてのコミュニケーション力 > 昇進・報酬・機会を手にするハイパフォーマーの仕事の技術(8)
    (9)時間管理


    「ティ・スクエア流 ハイパフォーマーの仕事の技術」とは?

    「さらなる激変が予想される2020~2030年代を担う、次世代ビジネスパーソンたちに求められていることは?」
    それを追求し、形にしたものが「ティ・スクエア流 仕事の技術」です。
    ビジネススクールや研修では知識を学べます。それに対して、ティ・スクエアではパフォーマンスを確実に出すため「仕事の技術」を学ぶことができます。

    変化に対応し、未来を担う人材になるためには、会社の研修や業務を通じた学びに頼るだけでは残念ながら足りません。
    次世代のビジネスパーソンは教育の機会に受け身になるのではなく、将来の自分に必要なスキルを見極め、自ら率先して身に着けることが求められています。

    ティ・スクエアでは「仕事の技術」の学習機会や、学んだことをさらに活かすビジネスパーソナル・コーチングを提供しています。
    会社の垣根を超え、同じような志をもつ人が集まる場に身を投じるからこそ、学べることがたくさんあります。

    私たちはあなたが「高いポジションへの昇進・大きな報酬・多くの魅力的なチャンス」という成果を手に入れることをコミットします。


    文:ティ・スクエア㈱ 寺尾 卓巳 (てらおたくみ, Takumi Terao)
    Copyright (C) 2018 T-SQUARE Co., Ltd. All rights reserved.


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